Le workshop est une formule de travail collaboratif ayant pour objectif de réunir un certain de participants autour d'un projet commun. L'avantage de cet événement est que les employés de l'entreprise et les experts puissent apporter leur point de vue sur un sujet donné et échanger. Cependant, la réussite du workshop dépend des actions que nous allons expliquer dans cet article.
Définir les objectifs de l'atelier collaboratif
L'organisation d'un atelier collaboratif doit répondre à un objectif précis. De manière général, il doit trouver une issue favorable à une problématique donnée. Tout d'abord, il faut commencer par définir l'ordre du jour en amont :
- Quelles compétences vous désirez développer ?
- Quel message vous souhaitez communiquer ?
- Quelle est la raison initiale de cet atelier ?
Alors que le brainstorming permet de confronter des opinions divergentes, un autre type d'atelier serait conçu pour renforcer les liens entre les employés ou encore créer des relations solides avec les experts. En dépit des objectifs fixés, il faut veiller à instaurer une ambiance propice à la détente et à la créativité tout autant. Pour cela, de plus en plus d'entreprises font appel à des agences spécialisées comme alcimed.com
Sélectionner les participants
Commencez par dresser la liste des participants en tenant compte des objectifs préalablement fixés. Les membres de vos équipes qui seront conviés à cet événement professionnel doivent être choisis en fonction de leurs compétences et de la contribution qu'ils pourraient apporter.
Au cours de cet atelier, les relations hiérarchiques sont sapées : tous les participants sont placés au même niveau en dépit du poste qu'ils occupent. La parole s'en trouve libérée, ce qui permet aux convives d'échanger en toute confiance. Chacun doit se sentir valorisé et voir son opinion respectée et jugée à sa juste valeur. De plus, rassembler des individus qui n'ont pas l'habitude de travailler ensemble donne lieu à des idées nouvelles favorable au développement de l'entreprise.
La réussite de l'atelier dépend par ailleurs du nombre de participants. Au-delà de dix, l'échange devient compliqué. D'un autre côté, si les intervenants sont moins que cinq, l'efficacité de la collaboration est compromise. Rappelons que cette étape est essentielle d'autant plus que si vous faites appel à une agence spécialisée dans l'organisation des événements professionnels, telle que alcimed.com, vous serez amené à leur communiquer le nombre exact des employés et experts qui seront présents.
Choisir un espace à la fois convivial et atypique
Choisir une salle dans les locaux de l'entreprise n'est pas une bonne idée. Il vaut mieux quitter le cadre habituel de travail et opter pour un espace plus adapté aux activités de l'atelier. Nous vous recommandons vivement d'organiser votre atelier de travail dans un lieu dépaysant. Sortis de leur zone de confort, les employés redoublent de motivation et de créativité.
Si vous vous sentez perdu, le recours à des professionnels est une option intéressante. Les agences proposent une panoplie d'endroits en fonction du nombre de participants et du type d'activité. Vous aurez le choix entre des espaces clos, comme les hôtels par exemple, et des endroits en plein air si la météo est de votre côté.
De plus, les spécialistes s'occupent des détails logistiques vous permettant ainsi de vous focaliser sur des tâches plus importantes. Ils peuvent vous fournir les équipements dont vous avez besoin comme une caméra de diffusion, des rétroprojecteurs, des tables, etc. Sachez que des formules clé-en-main sont également disponibles vous permettant de bénéficier d'un événement complet sans vous soucier des moindres préparatifs.
Organiser un atelier ludique
Pour vos activités de team building et de brainstorming, l'ambiance doit être conviviale. Voilà pourquoi il faut dynamiser les participants pour les amener à échanger autour d'un même sujet et d'atteindre un objectif commun. Cela leur permet de passer outre leurs intérêts individuels et de se concentrer davantage sur ceux de l'entreprise.
Grâce à ces ateliers pratiques, l'apprentissage est facilité notamment au cours de mises en situations spécialement conçues pour stimuler la mémorisation. En d'autres termes, vos employés seront plus à même de retenir les informations partagées lorsqu'ils sont acteurs, contrairement à la situation passive de spectateur qui complique l'acquisition du savoir.
Le brainstorming permet, par exemple, de faire fusionner les idées, à condition de créer un équilibre optimal au moment de choisir le nombre de participants. Dans un groupe trop grand, la prise de parole est difficile et la valorisation du point de vue de chacun quasi-impossible. Idem pour les équipes réduites où l'innovation est compromise.