Outil destiné à faciliter la gestion du temps et des ressources humaines, le logiciel de planification est aujourd’hui devenu indispensable pour optimiser le suivi et l’organisation du personnel d’une entreprise. Puisqu’il existe différents éditeurs et nombreux programmes proposés sur le marché, le choix d’un logiciel de planning peut s’avérer compliqué. Il convient dans ce cas de connaitre les différents facteurs à considérer pour prendre la bonne décision, mais avant tout, découvrez en quoi ce logiciel peut être avantageux.

Qu’est-ce qu’un logiciel de planification ?

Programme informatique utilisé pour alléger le travail des responsables RH, le logiciel de planification, comme son nom l’indique, sert à suivre, organiser et modifier facilement l’emploi du temps du personnel. Simple d’utilisation et pratique, il permet d’avoir une vue d’ensemble sur les réunions, les rendez-vous ou les futures interventions des techniciens ce qui occasionnera un gain de temps considérable, mais aussi des produits.

La plupart du temps, ce logiciel prend en charge les tâches administratives relatives à la gestion des RH comme l’établissement des rémunérations ou la planification des interventions (à réaliser pour les clients ou l’entreprise elle-même) et ce de manière automatisée. Il est d’ailleurs de plus en plus utilisé par les chefs d’entreprise afin de numériser l’organisation du planning des salariés. En plus d’optimiser l’archivage et la traçabilité des documents administratifs, cette numérisation permet également une automatisation des tâches administratives pour une meilleure gestion des activités récurrentes.

Outre les opérations courantes et basiques, ce programme peut également traiter des tâches plus spécifiques comme le pointage des employés ou la vérification leur présence au bureau. Ainsi, le logiciel pourra même vous aider à mettre en place une stratégie de planification efficace notamment pour la gestion des compétences et des talents. Pour plus de renseignements sur le sujet, consultez des sites spécialisés comme yuman.io.

Quels sont les avantages de ce programme ?

L’utilisation d’un logiciel de planning n’est plus à redouter puisque ses performances et son côté pratique seront indispensables à toute structure, qu’elle soit de petite ou de grande taille. Ce programme offre d’ailleurs de nombreux avantages à l’entreprise. D’abord, la prise en main facile et intuitive du logiciel simplifiera la tâche des utilisateurs. De plus, le programme peut être personnalisable selon les besoins et les attentes de l’entreprise.

Par la suite, il permet d’optimiser la gestion des ressources matérielles et humaines en tenant compte de différents paramètres : les congés, les arrêts maladie, les absences… Dans certains cas, le programme permet de connaitre la disponibilité des machines ce qui permet par exemple de faciliter la planification des interventions du technicien.

Pour finir, le programme récole également des données chiffrées sur les performances des employés pour ensuite les sauvegarder. Il évalue ensuite la productivité de chacun ce qui offre l’occasion de réajuster la production si besoin. La répartition des interventions et la productivité seront alors optimisées boostant ainsi les gains.

Un logiciel basique ou personnalisé ?

Les logiciels d’organisation du planning de technicien et du personnel de l’entreprise se comptent en nombre ainsi, l’idéal est de déterminer vos besoins (les fonctionnalités recherchées) et votre budget avant de prendre une décision.

Si vous êtes à la recherche d’un programme basique, tournez-vous vers une version gratuite téléchargeable en ligne. Ces logiciels fournis sur le web comportent généralement toutes les fonctionnalités de base permettant d’assurer la gestion, le suivi et l’organisation de planning. Ce programme gratuit vous permet également de tester les performances de la version avant d’acheter une version payante.

Afin de bénéficier d’un outil plus approprié aux fonctionnalités qu’il vous faut, il est préférable de choisir un logiciel payant. En plus de proposer des paramétrages plus développés, ce dernier permet également une personnalisation des interfaces et fonctionnalités selon vos besoins.

Quelles sont les fonctionnalités à considérer ?

Dans la mesure où le logiciel de planification des interventions vise avant tout à faciliter l’organisation des techniciens, il devra donc comporter toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin. Afin de choisir le programme idéal, plusieurs critères sont à considérer :

. Fonctionnalités et ergonomie de la prise en main, du planning, du reporting…

. Intuitivité du logiciel notamment l’intelligence de l’utilisation

. Performance des algorithmes de planification

. Options d’automatisation et traitement des données

. Caractéristiques techniques : service et maintenance, garanties, support technique…

. Coût : souvent calculé en fonction du ROI

. Futur usage : partage rendez-vous, facturation client, intervention des techniciens, organisation de projet…

. Possibilité de personnalisation de l’interface 

Comparez par ailleurs les nombreuses solutions proposées par différents éditeurs afin de trouver un logiciel adapté à vos besoins. Pour ce faire, renseignez-vous via tous les supports possibles : bouche-à-oreille (recommandations collaborateurs, réputation logiciel…), avis des utilisateurs en ligne, références et avis des clients, annuaires, etc. Cette démarche vous permettra dans un premier temps de connaitre le niveau de satisfaction des utilisateurs (clients ou non) et dans un second temps de dénicher le programme proposant le meilleur rapport coût/performance. Évitez de vous hâter afin de bénéficier d’un logiciel correspondant à vos attentes.